Als je wilt weten hoe je Workspace in Asana kunt verwijderen, is het korte antwoord: dat kan niet. Omdat het meer dan één gebruiker betreft, kunt u het platform niet volledig verwijderen. Er zijn echter manieren om daar omheen te werken.
In dit artikel leggen we uit hoe je Workspace in Asana kunt deactiveren zonder deze te verwijderen.
Hoe maak je een nieuwe werkruimte in Asana?
Wat is een werkruimte precies? Bij het coördineren van een groepsproject is het het beste om een gedeelde ruimte te creëren om documenten op te slaan en bestanden uit te wisselen. Die ruimte wordt een Werkruimte genoemd.
Het mooie van Asana is dat je geen gezamenlijk e-maildomein nodig hebt om met mensen samen te werken. Elke deelnemer kan zijn persoonlijke e-mailadres gebruiken voor toegang. U kunt met één account ook deel uitmaken van meerdere organisaties. U kunt echter alleen degenen bezoeken waartoe u behoort vanwege het privacybeleid.
Op hun beurt kunnen andere leden uw werkruimte niet zien, tenzij u ze een uitnodiging stuurt. Zo maakt u een nieuwe werkruimte in Asana:
- Om 'Mijn profielinstellingen' te openen, klikt u op uw profielafbeelding.
- Open het tabblad 'Meer'.
- Kies voor "Nieuwe werkruimte maken".
Nadat u klaar bent, kunt u bijdragers uitnodigen om met u mee te doen.
Zodra het project is voltooid, zult u die specifieke werkruimte waarschijnlijk niet meer gebruiken. U kunt het echter niet echt uit Asana verwijderen. In plaats daarvan moet u bepaalde stappen ondernemen om het te deactiveren. Hier is hoe het te doen:
- Verwijder alle taken op de werkruimte. U kunt dit doen door de taken in het hoofdvenster te zoeken en de snelkoppeling Tab + Backspace te gebruiken. U kunt ook het rechterdeelvenster openen en op "Taak verwijderen" klikken.
- Het verwijderen van de projecten. Open het vervolgkeuzemenu door op het kleine pijlpictogram naast de titel te klikken. Kies 'Project verwijderen'.
- Verwijder alle teamleden. Ga naar Teaminstellingen > Leden. Selecteer alle leden behalve uzelf. Klik op 'Verwijderen'.
Als u klaar bent met het wissen van alle gegevens, kunt u de werkruimte nu verlaten. Hier is hoe:
- Open je profiel en klik op je foto.
- Ga naar 'Meer'.
- Kies voor 'Verwijder mij uit deze werkruimte'.
Aangezien er geen leden of bestanden meer zijn, is de werkruimte zo goed als verwijderd.
Hoe de toegang tot leden in Asana te beperken?
U kunt vrijwel de hele ruimte organiseren met behulp van de Admin Console. Als maker verstuur je als eerste uitnodigingen naar andere leden. Hier is hoe het te doen:
- Open het tabblad 'Leden'.
- Zoek de knop "Leden uitnodigen" en klik erop.
- Typ het e-mailadres van uw medewerker.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu het project dat u met hen wilt delen.
- Klik op 'Verzenden'.
Als je per ongeluk een uitnodiging naar de verkeerde persoon hebt gestuurd, is dit niet onomkeerbaar. Zo kunt u een uitnodiging annuleren:
- "Lid" openen.
- Zoek de uitnodiging die u wilt intrekken.
- Klik op de drie kleine puntjes naast het e-mailadres.
- Klik op "Uitnodiging annuleren".
Met de Admin Console kun je ook bepalen welke mensen toegang hebben tot welke projecten of taken. Op basis van het niveau van goedkeuring zijn er twee soorten leden. Workspace-leden hebben onbeperkte toegang en kunnen uitnodigingen verzenden, de Workspace aanpassen en meer.
Wanneer u iemand tot lid met beperkte toegang maakt, staat u hen toe projecten te maken en te bewerken en andere beperkte leden uit te nodigen. Ze kunnen echter geen wijzigingen aanbrengen in de werkruimte, noch de lidmaatschappen van andere mensen wijzigen. Ga als volgt te werk om de toegang tot leden in Asana te beperken:
- Open het tabblad 'Leden' in de Admin Console.
- Zoek de persoon wiens lidmaatschap je wilt omzetten.
- Klik op de drie kleine puntjes aan de rechterkant.
- Kies 'Lid met beperkte toegang'.
Leden en beheerders van werkruimten kunnen ook mensen uit de werkruimte verwijderen, terwijl leden met beperkte toegang dat niet kunnen. Dit is handig voor het geval je per ongeluk de verkeerde persoon aan het project hebt toegevoegd. Hier is hoe het te doen:
- Ga naar Teaminstellingen > Leden.
- Zoek de naam van de persoon in de ledenlijst.
- Selecteer 'Verwijderen'.
Hoe taken in Asana importeren?
Er zijn verschillende tools voor werkbeheer waarmee u uw werklast naar Asana kunt overbrengen. U kunt alle gegevens uit spreadsheetprogramma's zoals Excel en Smartsheet verplaatsen.
Als u wilt leren hoe u taken in Asana kunt importeren, moet u eerst de CVS Importer downloaden. U kunt de taaknaam en -beschrijving importeren, maar ook de vervaldatum en startdatum, bijdragers, aangepaste velden en meer.
Hier leest u hoe u taken in Asana kunt importeren met behulp van de CVS-importeur:
- Log in op uw Asana-account.
- Zoek de knop + op de menubalk hierboven. Klik om een nieuw project te starten.
- Kies 'Taak toevoegen via' in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op 'CSV'.
- Gebruik uw muis om het bestand naar de importeur te slepen.
- Afhankelijk van of uw spreadsheet al dan niet een koprij heeft, klikt u op 'Eerste rij gebruiken als kolomnamen'.
- Vul de informatie in het venster "Kaartkolommen" in.
- Klik op de knop in de linkerbenedenhoek om te beginnen met importeren.
Voordat u de taak importeert, kunt u enkele opmaakwijzigingen aanbrengen in uw gegevensinvoer. Als u uw spreadsheet aan Asana toewijst, loopt alles soepeler. Hier zijn enkele tips voor het benoemen van de kolommen om ze automatisch in Asana toe te wijzen:
- U kunt een toegewezen persoon toevoegen aan afzonderlijke taken. Gebruik hun e-mailadres om ze succesvol in kaart te brengen.
- Scheid de startdatum en vervaldatum in twee kolommen. Om ze in Asana te volgen, moet je het maand/dag/jaar formaat gebruiken.
- Maak gedetailleerde aangepaste velden als u Asana Premium bezit. Gebruik de secties om uw prioriteiten te bepalen.
- Stel mijlpalen in om u te helpen de ontwikkeling van het project te volgen.
Hoe Asana te annuleren?
Als je bent overgestapt naar een andere projectmanager, kun je je Asana-abonnement op elk moment opzeggen. Dit geldt zowel voor gratis gebruikers als voor factureringseigenaren. Factureringseigenaren behouden ook toegang tot alle gekochte functies tot de verlengingsdatum aanbreekt. Zodra u uw abonnement opzegt, kunt u geen enkele tool meer gebruiken.
Als factureringseigenaar kunt u ook op elk gewenst moment afzonderlijke betaalde abonnementen annuleren. Zo annuleert u bijvoorbeeld een Premium Workspace:
- Open de beheerdersconsole.
- Ga naar het tabblad 'Facturering'.
- Klik op 'Plan bewerken'.
- Kies om te annuleren.
Via het tabblad 'Facturering' kun je allerlei wijzigingen in je abonnement doorvoeren. Naast het overschakelen naar een nieuw betaald abonnement, kunt u het eigendom ook overdragen aan een ander lid. Onthoud dat alleen Workspace-leden factureringseigenaren kunnen zijn. Leden met beperkte toegang mogen betaalde abonnementen niet beïnvloeden.
Asana heeft ook een proefperiode van 30 dagen. Het annuleringsbeleid is hetzelfde, wat betekent dat je de proefperiode op elk moment kunt beëindigen. Zo annuleert u Asana tijdens een gratis proefperiode:
- Ga naar de Beheerdersconsole.
- Open het tabblad 'Facturering'.
- Klik op "Probeer annuleren" om uw gratis abonnement te beëindigen.
Aanvullende veelgestelde vragen
1. Hoe verwijder ik Asana?
Gratis proefperiodes zijn een geweldige manier om te bepalen of iets voor u werkt. Als blijkt dat Asana toch niet naar je zin is, kun je je account deactiveren. Hier is hoe het te doen:
1. Log in op uw account en ga naar 'Profielinstellingen'.
2. Open het tabblad 'Account'.
3. Kies de optie om "Account deactiveren".
Onthoud dat deze actie onomkeerbaar is. Zodra u ervoor kiest om te deactiveren, verliest u alle gegevens van dat account. Als u van gedachten verandert over Asana, moet u zich opnieuw aanmelden.
Als je lid was van een organisatie of werkruimte, hoef je je geen zorgen te maken over het verstoren van een project. Alle taken blijven intact, zelfs als u uw account verwijdert.
2. Hoe verwijder je een werkruimte op Huddle?
Natuurlijk is Asana niet de enige software om op afstand te werken. Huddle is een andere oplossing voor projectbeheer die vergelijkbare samenwerkingstools biedt. Je kunt het gebruiken op zowel iOS- als Android-apparaten en het biedt een maandelijks abonnement.
Net als in Asana kun je je bestanden delen door een werkruimte voor je team te maken. Leden kunnen vervolgens de werkruimte naar wens aanpassen en meer mensen uitnodigen om mee te doen. Zo maakt u een nieuwe werkruimte op Huddle:
1. Log in op uw account en open het dashboard.
2. Zoek de knop "Nieuwe werkruimte maken" en klik erop.
3. Kies een account voor de Workspace en klik op "Volgende".
U kunt beginnen met het verzenden van uitnodigingen nadat u de stappen heeft voltooid.
In tegenstelling tot Asana kun je met Huddle de gedeelde ruimte verwijderen nadat je het project hebt voltooid. Alleen accountbeheerders hebben echter toestemming om dit te doen. Ga als volgt te werk om een werkruimte op Huddle te verwijderen:
1. Ga naar je profiel. Klik op de pijl in de rechterbovenhoek om een vervolgkeuzemenu te openen.
2. Ga naar Accountinstellingen > Werkruimte.
3. Zoek de werkruimte die u wilt verwijderen. Selecteer "Verwijderen" in de lijst met acties.
4. Bevestig.
Als je een Workspace in Huddle eenmaal hebt verwijderd, kun je dit niet meer ongedaan maken. Zorg ervoor dat alle taken zijn voltooid voordat u besluit een werkruimte te verwijderen.
Het werk van een eerlijke dag
Op afstand werken was nog nooit zo eenvoudig, dankzij een breed scala aan projectmanagementsoftware. Asana staat absoluut bovenaan de lijst als het gaat om samenwerkingstools en een gebruiksvriendelijke interface.
Het maken van een werkruimte is een geweldige manier om te organiseren, vooral als het gaat om grotere projecten. Ook al kun je het niet letterlijk verwijderen zodra de klus is geklaard, Asana biedt een optie om het te deactiveren.
Gebruik je Asana of andere software voor werkbeheer? Vind je Workspace praktisch of juist een belemmering? Reageer hieronder en deel je ervaringen met samenwerkingen op afstand.