Het doorsturen van e-mails wordt in de meeste bedrijven regelmatig gedaan. Hiermee kunt u belangrijke informatie over bepaalde projecten of discussies doorgeven zonder alles opnieuw te hoeven typen of te kopiëren/plakken. U kunt deze functie ook gebruiken om fotoalbums, reisinformatie en al het andere dat u met vrienden en familie bespreekt, door te sturen, terwijl u kostbare tijd bespaart. Door een e-mail door te sturen, kunt u ook uw eigen identiteit behouden terwijl u een e-mail anoniem houdt. Maar het doorsturen van een individuele e-mail is niet voor iedereen even eenvoudig vanwege de manier waarop Gmail zijn inbox structureert. Als u een enkele e-mail in Gmail probeert door te sturen, kan dit behoorlijk verwarrend zijn. Laten we eens kijken hoe u dit in Gmail kunt laten werken.
Doorstuuropties
Gmail geeft je veel opties als het gaat om het doorsturen en beantwoorden van e-mails. De manier waarop de inbox werkt, is dat je een hele reeks gesprekken of e-mails kunt openen die je met één persoon hebt uitgewisseld over een specifiek onderwerp.
Vanwege deze monteur kun je twee dingen doen met betrekking tot doorsturen:
- Alles doorsturen
- Individuele e-mails doorsturen
Het doorsturen van alle antwoorden binnen een thread of gesprek is iets dat iedereen zou moeten weten. Ga gewoon naar de gewenste thread, selecteer het optiemenu (het pictogram met de drie stippen) en klik op 'Doorsturen'. Maar laten we zeggen dat u de derde of vierde e-mail wilt doorsturen in een gesprek met meer dan 20 inkomende en uitgaande antwoorden. Dat vereist dat u enkele aanvullende stappen neemt.
Als je eenmaal weet welke e-mail je wilt doorsturen, vergeet dan niet dat je er ook nieuwe informatie aan kunt toevoegen. U kunt de tekst bewerken, een of meer mensen selecteren om naar toe te sturen en zelfs het onderwerp of onderwerp van de e-mail bewerken voordat u deze doorstuurt.
Individuele e-mails doorsturen
Breng allereerst het gesprek ter sprake met de e-mail die u wilt doorsturen.
- Ga naar Postvak IN.
- Selecteer de draad.
U zult merken dat alle e-mails in lijstindeling verschijnen. Er wordt een korte beschrijving van de eerste e-mail gegeven, evenals beschrijvingen van de laatste twee e-mails. Als u alleen de laatste e-mail in die lijst wilt doorsturen, volgt u de volgende stappen.
- Selecteer de laatste e-mail.
- Klik op het pictogram met de drie stippen naast de knop "Beantwoorden".
- Selecteer 'Doorsturen'.
- Typ het contact of de contacten waarnaar u het wilt doorsturen.
- Klik op 'Verzenden'.
Dit is vrij eenvoudig, toch? Maar wat als u een e-mail wilt verzenden die niet automatisch wordt weergegeven als u een discussielijn opent? Dit is wat u moet doen:
- Haal de draad weer op.
- Wacht tot de lijst is geladen.
- Klik op het nummer onder het oorspronkelijke bericht en de laatste twee berichten.
- Zoek de titel of het onderwerp van de e-mail die u wilt doorsturen.
- Klik erop om het naar voren te halen.
- Selecteer het pictogram met de drie stippen naast de knop "Beantwoorden".
- Klik op 'Doorsturen'.
Dit is ook vrij eenvoudig totdat je tientallen heen en weer berichten moet doorzoeken. Er is een andere manier om individuele e-mails door te sturen die minder vervelend is. Het vereist echter dat u enkele specifieke informatie kent.
Een e-mail zoeken in Gmail
Door het zoekvak van Gmail te gebruiken, kunt u afzonderlijke berichten of e-mails in discussielijnen vinden. Op deze manier kunt u ze selecteren en de eerder genoemde acties gebruiken om ze door te sturen.
Om echter op deze manier een e-mail te vinden en niet de originele thread als resultaat te krijgen, moet u op zijn minst een paar woorden kennen in het onderwerp of de beschrijving van de e-mail. Het gebruik van trefwoorden en de functie voor automatisch aanvullen van Gmail zou de zaken een stuk soepeler moeten laten verlopen.
Hoe weet u hoeveel e-mails er in een gesprek zijn?
Een andere manier om erachter te komen waar de e-mail die u wilt delen zich bevindt, is door te zoeken naar de gesprekken met een bepaald aantal berichten. Als je weet dat de e-mail die je zoekt zich in een bijzonder lang gesprek met een persoon bevindt, kijk dan in je inbox naar het nummer rechts van de afzender.
Dat getal geeft aan hoeveel e-mails er in die thread zitten. Dit kan een snelle manier zijn om uw zoekopdrachten te verfijnen als u het gespreksonderwerp of specifieke trefwoorden die een nauwkeurig zoekresultaat zouden opleveren, niet meer weet.
Zoek de draad van de juiste lengte, breng deze naar voren, klik op het nummer onder de originele e-mail zoals eerder getoond, en blader vervolgens handmatig door de e-mails om de juiste te vinden.
Hoeveel gebruikt u deze functie?
Hier is nog iets dat u kunt doen met de doorstuurfunctie. Als je vergeet om een paar mensen in een e-mail te CC, kun je die e-mail daarna altijd doorsturen, zodat je niet alles opnieuw hoeft in te typen, bestanden bijvoegt, enzovoort.
Hoe vaak stuurt u individuele e-mails door met Gmail? Voor welk doel gebruikt u deze functie het meest? Laat het ons weten in de reacties hieronder.