Waarschijnlijk een van de beste functies die Smartsheet te bieden heeft, is het maken van projectrapporten. Door projectmanagers in één weergave met gegevens van verschillende bladen te laten werken, kan dit een echte tijdsbesparing zijn. Dit proces kan echter een uitdaging lijken voor degenen die nog nooit rapporten hebben gemaakt of Smartsheet zijn gaan gebruiken. Als u tot een van de twee categorieën behoort, bent u hier aan het juiste adres.
In deze stapsgewijze handleiding vertellen we je alles wat je moet weten over het maken van een rapport in Smartsheet. U loopt weg en weet wat de verschillende rapporttypen zijn en hoe u ze kunt configureren.
Hoe maak je een rapport in Smartsheet op een pc?
Elke succesvolle projectmanager moet weten hoe hij efficiënt kan multitasken. Het bijhouden van lopende taken, wekelijkse verkopen of andere projecten kan ontmoedigend zijn zonder tijdige rapporten over elk van deze activiteiten. Rapporten zijn vooral handig voor het beantwoorden van zakelijke vragen en het beheren en bijhouden van een workflow.
U kunt alle gegevens in een rapport bewerken, samenvatten of sorteren. Zodra u er een hebt gemaakt, kunt u deze verzenden, delen of publiceren met uw collega's of belanghebbenden.
U kunt twee basisrapporttypen maken in de Smartsheet-desktopbrowser-app: rij- en bladoverzichtsrapporten.
De rijrapporten verzamelen direct rijgegevens van verschillende bladen. Dankzij deze rapporten kunt u een overzicht krijgen van alle onvolledige taken, betalingen die niet zijn doorgegaan of andere informatie die in rijen is gestapeld.
Het rapport Bladsamenvatting geeft informatie over het resuméveld weer over verschillende bladen. Dit is een uitstekende tool om een gedetailleerd overzicht te krijgen van verschillende projecten.
U kunt rij- en overzichtsrapporten maken in Report Builder in de Smartsheet-desktopbrowser-app. Dit proces omvat nogal wat stappen, maar ze zullen een fluitje van een cent zijn voor degenen die de onderstaande instructies zorgvuldig volgen:
Rijrapport
Stap 1: Het rijrapport maken
- Log in op uw Smartsheet-browseraccount op uw bureaublad.
- Navigeer naar het menuteken in de linkerbovenhoek van het venster.
- Klik op het plusteken om naar het Solution Center te gaan.
- Klik op "Maken" in de linkerzijbalk.
- Kies "Rapport" uit de weergegeven opties.
- Er verschijnt een promptvenster waarin u wordt gevraagd het rapport een naam te geven en het rapporttype te kiezen.
- Selecteer "Rijrapport" en klik op "OK".
U moet nu uw rapport configureren om het te kunnen gebruiken.
Stap 2: Het rijrapport configureren
Gebruik de tabbladen in de bovenste werkbalk om het rijrapport te configureren. U kunt het volgende configureren: Bronbladen, Weer te geven kolommen, Filtercriteria, Groeperen, Samenvatten, Sorteren. Op het tabblad Filtercriteria kunt u bijvoorbeeld voorwaarden kiezen om in uw rapport weer te geven. U kunt filteren op opmerkingen, afdeling, beschrijving, toegewezen aan en nog veel meer.
Stap 3: Rijrapportresultaten sorteren
Een essentieel onderdeel van het maken van een rijrapport is het sorteren van de resultaten op velden:
- Klik op het gedeelte "Sorteren" in het werkbalkmenu.
- Kies een veld waarop u het rapport wilt sorteren.
- Selecteer "Sorteer aflopend" of "Sorteer oplopend" om te bepalen hoe u de resultaten wilt sorteren.
Als u meer sorteercriteria wilt toevoegen, klikt u op de optie "Sorteren op een andere kolom". U kunt de rapportresultaten sorteren op maximaal drie velden.
Hoe maak je een rapport in de Smartsheet iPhone-app?
Met de Smartsheet iPhone-app kun je informatie in alle beschikbare bladen en rapporten openen en bewerken. Dit kan een echte redder in nood zijn als u zonder uw computer bent en u een geïmproviseerde gegevensconfiguratietaak krijgt die meteen moet worden uitgevoerd.
Met de mobiele app Smartsheet kunnen gebruikers echter geen nieuwe rapporten maken. Zoals aanbevolen op hun website, kun je de app het beste gebruiken met eerder ingestelde rapporten of bladen. U moet de desktopversie gebruiken om een rapport op te zetten of automatisering te bouwen, formules toe te passen en andere administratieve wijzigingen. U kunt wijzigingen aanbrengen in de kolommen op uw telefoon als u een bladbeheerder of -eigenaar bent.
Hoe maak je een rapport in de Smartsheet Android-app?
Toegang hebben tot Smartsheet-rapporten op uw Android-apparaat kan verrassend handig zijn, vooral wanneer uw computer buiten bereik is. Helaas biedt de Smartsheet Android-app nog steeds geen ondersteuning voor het maken van nieuwe rapporten.
U kunt op elk moment toegang krijgen tot alle rapporten op uw werkruimte met uw Android-apparaat. U kunt de kolommen ook bewerken als u de eigenaar of beheerder van het rapport bent. Het maken van nieuwe rapporten, bladen of het werken met een administratieve wijziging kan het beste op de Smartsheet desktopversie.
Hoe maak je een samenvattend rapport in Smartsheet?
Door een samenvattingsrapport te maken, kunnen teams specifieke samenvattingsvelden van verschillende bladen op één plek verzamelen. Hierdoor kan iedereen belangrijke informatie en gegevens zien in een weergave op portfolioniveau. U kunt de gegevens vervolgens eenvoudig in groepen combineren, informatie samenvatten door functies toe te passen en nog veel meer.
Dit is wat u moet weten voordat u een samenvattend rapport maakt in Smartsheet:
- De resumévelden in alle bladen die u wilt opnemen, moeten consistent worden genoemd. De app zal informatie voor een specifieke samenvatting uitsluiten als er zelfs maar de kleinste verschillen zijn in spatiëring of spelling.
- Gebruik dezelfde veldtypen voor alle samenvattingen waarin dezelfde gegevens worden verzameld. U wilt dat alle kolommen een valuta-indeling hebben als u bijvoorbeeld geldinformatie verzamelt. Zo voorkom je dubbele rapportkolommen. Als sommige velden alleen getallen waren en andere valuta's, zou je eindigen met twee kolommen - één voor elk veldtype.
Zo maakt u een samenvattend rapport in Smartsheet:
- Start de Smartsheet-app in uw desktopbrowser.
- Ga naar de menubalk in de rechterbovenhoek. Het is het menu met drie horizontale lijnen.
- Selecteer het "Solution Center", dat wordt weergegeven als een plusteken.
- Klik op de knop "Melden".
- U ziet een prompt waarin u wordt gevraagd het rapport een naam te geven en een rapporttype te selecteren.
- Kies de optie "Bladoverzichtsrapport".
- Druk op "OK".
- (Optioneel, kan later worden gedaan) Selecteer in het gedeelte "Bronbladen" de bronbladen waarvan u de samenvattingsvelden van het blad wilt opnemen.
- (Optioneel, kan later worden gedaan) Geef onder 'Weergavevelden' de kolommen op die moeten worden weergegeven. Dit zijn overzichtsvelden die u wilt toevoegen.
U kunt het bladoverzichtsrapport rechtstreeks aan uw dashboard toevoegen met de rapportwidget. U kunt de rapportgegevens ook visualiseren in grafieken of grafieken en het voor uw collega's gemakkelijker maken om toegang te krijgen tot de informatie.
Als u een portfolioweergave van alle opgenomen gegevens wilt maken, moet u definiëren welke informatie u in het samenvattende rapport wilt opnemen. U kunt dit doen door door de werkbalkinstellingen te navigeren:
- Bronbladen: geef op welk blad en bladoverzicht u in het rapport wilt opnemen.
- Weer te geven kolommen: selecteer het resuméveld dat u in het rapport wilt opnemen.
- Filtercriteria: stel parameters in voor de informatie die in het rapport wordt weergegeven.
- Groeperen: Organiseer rijen door vergelijkbare gegevens te groeperen in logische classificaties.
- Samenvatten: kernrapportinformatie extraheren.
- Sorteren: kies hoe u de rapportoverzichtsgegevens wilt sorteren.
Om al deze wijzigingen toe te passen, klikt u op "Opslaan" in de rechterbovenhoek van het app-venster. U kunt dan alle informatie zien die aan de hierboven geselecteerde criteria voldeed.
Hoe maak je een statusrapport in Smartsheet?
Statusrapporten helpen de algehele projectvoortgang samen te vatten en hun belangrijkste doel is om iedereen op de hoogte te houden van de voortdurende veranderingen en mogelijke risico's of wegversperringen. Gelukkig heeft Smartsheet talloze gratis sjablonen die u kunt gebruiken om een gedetailleerd statusrapport te maken. Je vindt ze op deze pagina.
U kunt ook uw eigen statusrapport maken en alleen ter inspiratie naar de sjablonen kijken. Hier zijn enkele van de basissecties die u in uw statusrapport moet opnemen:
- Naam van het project. Hier schrijft u de naam van het project. De naam moet duidelijk genoeg zijn voor alle belanghebbenden die het statusrapport kunnen bekijken.
- Projectleider. Naam van de persoon die verantwoordelijk is voor het project.
- Projectperiode. De periode die het project beslaat.
- Datum van voltooiing. U dient hier de einddatum van het project te noteren. Als er geen exacte vervaldatum is, kunt u de geschatte datum schrijven.
- Begroting. Wat is de status van het budget van uw project? Hier voer je in of het op doel is of niet.
- Schema. Hier noteert u de status van uw projectplanning. Zijn er wegversperringen, of loopt alles tot nu toe op schema?
- Kwaliteit. Hier kunt u invullen of het project succesvol is of risico neigt.
- Domein. Noteer de omvang van het project en of het oorspronkelijke project te groot of te klein was.
- Risico's. Schrijf over alle risico's waarmee uw project werd geconfronteerd. Wat is hun status nu?
- Wegversperringen. Vermeld eventuele andere wegversperringen die uw project kunnen hinderen.
Deze secties zijn meer dan voldoende om een duidelijk rapport te maken waarin alle fasen van het succes van een project worden bijgehouden.
Een rapport maken in Smartsheet
Het maken van rapporten om de projectvoortgang bij te houden is essentieel om een gedetailleerde, compacte en tijdbesparende workflow te garanderen. Door de gegevens van meerdere bladen te combineren in één portfolioweergave, kunt u eenvoudig belangrijke informatie delen met belanghebbenden. Met Smartsheet kunt u precies dat doen. Hopelijk kunt u na het lezen van onze handleiding zelf rapporten maken in Smartsheet.
Welk rapporttype vindt u vooral handig voor projectbeheer? Deel uw mening en ervaringen in de opmerkingen hieronder.