Laat Dropbox je weten wanneer iemand een bestand downloadt? Kan ik bestandsrechten wijzigen nadat een bestand is gedeeld? Kan ik zien wie een bestand heeft bewerkt dat ik heb geüpload? Hoe kan ik Dropbox-bestanden delen met mensen die de service niet gebruiken? Dit zijn allemaal veelvoorkomende vragen die we in de TechJunkie-mailbox zien, dus het wordt tijd dat we ze beantwoorden.
Dropbox is een belangrijke cloudopslagservice met wereldwijde aanwezigheid. Er is een gratis basisabonnement dat u 2 GB opslagruimte geeft en betaalde abonnementen die dat verhogen tot 1 TB of 2 TB voor individuen of onbeperkte opslag voor teams. De service is gebruiksvriendelijk, werkt op elk apparaat met internettoegang en heeft zichzelf bewezen als zeer betrouwbaar.
Dropbox is cloudopslag. Het is geen service voor het delen van de cloud. Er zijn er genoeg in de buurt, maar het zijn geen Dropbox. De service controleert zelfs actief de koppeling en bandbreedte naar individuele accounts en blokkeert koppelingen als hij detecteert dat u iets openbaar deelt. Deel het privé en je bent in orde. Deel het met de wereld en de link wordt waarschijnlijk geblokkeerd.
Laat Dropbox je weten wanneer iemand een bestand downloadt?
Dropbox heeft een paar monitoringtools, maar geen die downloads bijhoudt. Er zijn services van derden die dat kunnen, zoals URL-verkorters zoals Bitly of extensies die gebruikmaken van de Dropbox API.
Geen van deze methoden is gegarandeerd, maar kan een klein inzicht bieden in wat er aan de hand is. Bit.ly en andere verkorters houden de linkprestaties bij en een van die statistieken is hoeveel klikken een URL binnen een bepaalde tijd heeft ontvangen. Het kan je ook laten zien waar ter wereld er op is geklikt als je wilt bereiken.
OrangeDox is een Dropbox-extensie die documenten bijhoudt, inclusief downloads. Het gebruikt de Dropbox API om downloads bij te houden, branding aan bestanden toe te voegen en een heleboel andere bedrijfsgerichte functies. De functie voor het bijhouden van mappen is degene die u downloads wilt beheren.
Kun je bestandsrechten wijzigen nadat een bestand is gedeeld in Dropbox?
Ja dat kan. U heeft volledige controle over uw gegevens en kunt elke toestemming op elk moment wijzigen. Ook nadat het gedeeld is. Dit is een essentiële functie voor wanneer u documenten en mappen bijwerkt, anderen buiten dienst stelt en om te bepalen wat er wordt gedeeld en wanneer.
Ga als volgt te werk om bestandsmachtigingen in Dropbox te wijzigen:
- Log in op uw account en selecteer Bestanden.
- Plaats de muisaanwijzer op het bestand dat u wilt wijzigen en selecteer Delen.
- Selecteer een gebruiker wiens rechten u wilt wijzigen en open het vervolgkeuzemenu.
- Selecteer Kan bewerken, Kan bekijken of Verwijderen naar behoefte.
Afhankelijk van de soort Dropbox die je gebruikt, kun je mogelijk alleen gebruikers verwijderen van bestanden die al zijn gedeeld.
Er zijn drie instellingen voor bestandsrechten: Eigenaar, Editor en Viewer. Twee daarvan komen overeen met die instellingen in stap 4. Een redacteur kan bestanden en mappen bewerken, leden uitnodigen, rollen wijzigen, e-mails naar leden sturen en hun redacteurstoegang laten. Een Viewer is alleen-lezen en kan bestanden en mappen bekijken, erop reageren en andere gebruikers e-mailen, maar verder niets.
Een Eigenaar is de persoon die eigenaar is van de betreffende map. Ze hebben er volledige controle over en kunnen rollen maken, verwijderen, wijzigen, bewerken, uitnodigen, uitnodigingen annuleren, mensen schoppen en zelfs het delen van de map ongedaan maken. U kunt de rol niet wijzigen in een Eigenaar, die bij de initiële mapconfiguratie wordt geleverd.
Kun je zien wie een bestand heeft bewerkt dat je naar Dropbox hebt geüpload?
Ja dat kan. Als je een eigenaar of redacteur bent, kun je de activiteit bekijken in elke map die je hebt geüpload.
- Open een map of bestand en selecteer het pictogram met de pijl naar rechts om de Dropbox-zijbalk weer te geven.
- Selecteer Activiteit.
- Controleer het bewerkte gedeelte van het nieuwe tabblad om te zien wie heeft bewerkt, wanneer en wat is bewerkt.
U kunt ook zien welke bestanden zijn toegevoegd, eventueel verplaatst en hernoemd. Het is een duidelijke indicatie van wat er in uw map is gebeurd sinds het uploaden ervan.
Kan ik Dropbox-bestanden delen met mensen die de service niet gebruiken?
Ja dat kan. Dit moet zorgvuldig worden gebruikt, omdat Dropbox duidelijk maakt dat het geen service voor het delen van bestanden is. Als je echter wilt dat anderen bestanden kunnen zien die je uploadt of Teams gebruikt, kun je deze eenvoudig delen met niet-Dropbox-gebruikers.
- Log in op Dropbox en selecteer het bestand of de map die je wilt delen.
- Selecteer de knop Delen en selecteer Koppeling verzenden.
- Voer een e-mailadres in waarnaar de link moet worden verzonden en selecteer Verzenden.
Je kunt dit meerdere keren doen als je dat nodig hebt. De ontvanger ontvangt een URL van Dropbox die hem rechtstreeks naar het bestand of de map brengt waarnaar je hebt gelinkt.