Zoals de meeste mensen gebruikt u Excel waarschijnlijk voor serieuze taken, zoals school- of werkprojecten. De bestanden waaraan u werkt, zijn dus erg belangrijk. Mocht er iets mis gaan, zoals een stroomstoring, of je sluit het document per ongeluk af, dan is er geen reden tot paniek.
Office 365 heeft de AutoSave-optie, die om de paar seconden uw Excel-, Word- en PowerPoint-bestanden opslaat. Office 2016 en oudere versies van de suite hebben de AutoHerstel-optie, waarmee u bestanden kunt herstellen die niet correct zijn opgeslagen.
Lees verder en ontdek meer over de Excel AutoSave- en AutoRecover-functies.
Excel automatisch opslaan
Als u geabonneerd bent op Office 365, worden uw Office-bestanden automatisch opgeslagen met de optie AutoSave. Deze optie is standaard ingeschakeld en u kunt deze zien in de linkerbovenhoek van uw Excel-venster. AutoSave slaat bestanden rechtstreeks op in uw OneDrive Microsoft Cloud-account of SharePoint Online.
U kunt deze optie uitschakelen door de schuifregelaar te verplaatsen. Als het AutoSave-pictogram grijs is, zijn uw bestanden waarschijnlijk opgeslagen op een andere locatie dan de cloud (bijvoorbeeld een lokale map op uw computer of een server).
Over het algemeen wilt u dat de AutoSave-optie altijd is ingeschakeld, omdat u nooit weet wanneer u deze nodig zult hebben. U kunt niet plannen voor situaties zoals stroomtekorten of het per ongeluk afsluiten van Excel.
Voor het geval u zich afvroeg hoe vaak Excel AutoSave gebruikt, de standaardtijd is elke tien minuten. U kunt deze instelling wijzigen, hoewel het proces wordt uitgelegd na het gedeelte AutoHerstel, aangezien de paden voor Office 365 en oudere versies hetzelfde zijn.
Probleem met automatisch opslaan
Hoewel de AutoSave-functie altijd erg handig is, is er een probleem waar sommige gebruikers over klaagden. Het probleem doet zich voor wanneer u een bestand probeert op te slaan met Opslaan als en de optie Automatisch opslaan ingeschakeld heeft.
De wijzigingen die u aanbrengt voordat u de opdracht Opslaan als gebruikt, werken het originele bestand bij, zelfs als u dat niet wilt. Als u de functie Opslaan als gebruikt en het nieuwe bestand een andere naam geeft dan het origineel, kan dit problemen en verwarring veroorzaken.
Mensen klaagden hierover en Microsoft luisterde. In Office 365-programma's, waaronder Excel, heeft Microsoft een nieuwe functie Kopie opslaan geïntroduceerd. Deze functie helpt u fouten met AutoSave te voorkomen. Nu kunnen de bestanden precies worden opgeslagen zoals u het bedoeld had, zonder wijzigingen aan het origineel aan te brengen.
Excel AutoHerstel
AutoSave was niet een ding in de vorige afleveringen van Office. Excel 2016 en eerdere versies hebben in plaats daarvan de optie AutoHerstel. Deze functie dient ook als bescherming tegen onverwachte omstandigheden die uw bestanden zouden kunnen verwijderen.
Als Excel bijvoorbeeld crasht vanwege een stroomstoring, ziet u de volgende keer dat u het opent een documentherstelvenster. U kunt er dan voor kiezen om het bestand te herstellen of weg te gooien. U ziet de exacte datum en tijd van het bestand, zodat u precies kunt bepalen om welk bestand het gaat.
Als u meerdere bestanden bent kwijtgeraakt, worden ze allemaal weergegeven. U kunt er ook op klikken en een voorbeeld bekijken voordat u beslist of u ze wilt behouden. Een advies: houd de hersteltijd op de standaardtijd van tien minuten of maak deze nog korter.
De AutoSave- en AutoHerstel-timers wijzigen
Er kunnen zich op elk moment problemen voordoen. Als u met een belangrijk project bezig bent, kunt u het beste een bestandsback-up plannen. U wilt uw gegevens niet verliezen, daarom moeten Excel AutoSave- of AutoRecover-timers op het minimum worden ingesteld.
Hier leest u hoe u de AutoSave- en AutoHerstel-timers kunt wijzigen (hetzelfde pad is hetzelfde voor elke versie van Excel):
- Open Excel op uw computer.
- Klik op het menu Bestand in de linkerbovenhoek van het scherm.
- Selecteer Opties in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op het tabblad Opslaan aan de linkerkant.
- U kunt hier het bestandsformaat kiezen en de AutoSave/AutoRecover-opties in- of uitschakelen. Zorg ervoor dat het selectievakje naast AutoSave/AutoHerstel is gemarkeerd, evenals het selectievakje hieronder: "Bewaar de laatste automatisch opgeslagen versie als ik sluit zonder op te slaan."
- Specificeer hoe vaak AutoSave of AutoHerstel informatie zal opslaan (voer een getal van 1 tot 120 in, de tijd wordt gemeten in minuten).
Verlies geen gegevens
Het verliezen van een Excel-bestand waar je uren aan hebt gewerkt is een nachtmerrie. Het is iedereen overkomen, minstens één keer. U hoeft zich daar geen zorgen meer over te maken, schakel gewoon AutoSave en AutoRecover in en u bent veilig.
De AutoHerstel-timer kan worden ingesteld op slechts 1 minuut, houd er rekening mee dat dit uw Excel-prestaties kan beïnvloeden. Toch merk je het verschil waarschijnlijk niet eens. Deze functie is te nuttig om te negeren.
Hoe is uw timer voor AutoHerstel en AutoSave ingesteld? Heb je deze functie ooit nodig gehad? Laat het ons weten in het commentaargedeelte, we horen graag van je.